¿que es ofimática?
Un sistema de información es un
conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y
listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo.
Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:
·
Recursos
materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no
necesariamente).
Todos estos
elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales
y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible
en una determinada organización, en función de sus objetivos. Si bien la
existencia de la mayor parte de sistemas de información son de conocimiento
público, recientemente se ha revelado que desde finales del siglo XX diversos
gobiernos han instaurado sistemas
de información para el espionaje de carácter
secreto.
Habitualmente el término se usa de manera errónea
como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la
mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están
constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos. Estrictamente
hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos
recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir
entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un
subconjunto de los sistemas de información en general.
Nuestra sociedad
se encuentra repleta de ejemplos de sistemas, tales como una máquina
expendedora de café, una fábrica de productos manufacturados, un
vehículo, un archivo para documentos, nuestra columna vertebral, etc.
En el caso de las
máquinas de café o bebidas, podemos analizar su funcionamiento para comprender
mejor el concepto de sistema. Las monedas entran en el sistema, se compara su
valor con el de la bebida seleccionada (objetivo del sistema) y si ambos
valores son iguales, se expide la bebida.
En lo que respecta a los sistemas propiamente
dichos hay un amplio consenso en cuanto a las características que deben tener y
maneras de obrar, sin embargo no ocurre lo mismo con el concepto de sistema
de información, del cual existen muchas definiciones, matices y escuelas. De
todas formas, hablando en términos generales, podemos decir que un sistema de
información es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí
para alcanzar un fin determinado, el cual es satisfacer las necesidades de
información de dicha organización.
Estos componentes pueden ser personas, datos,
actividades o recursos materiales en general, los cuales procesan la
información y la distribuyen de manera adecuada, buscando satisfacer las
necesidades de la organización.
El objetivo primordial de un sistema de
información es apoyar la toma de decisiones y controlar todo lo que en ella
ocurre.
Es importante señalar
que existen dos tipos de sistema de información, los formales y los informales;
los primeros utilizan como medio para llevarse a cabo estructuras sólidas como
ordenadores, los segundos son más artesanales y usan medios más antiguos como
el papel y el lápiz o el boca a boca.
El estudio de los
sistemas de información surgió como una sub-disciplina
de las ciencias de la computación, con el objetivo de racionalizar
la administración de la tecnología dentro de las organizaciones.
El campo de
estudio fue avanzando hasta pasar a ser parte de los estudios superiores dentro
de la administración.
Desde un punto de
vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse de diversas
formas. Existen, por ejemplo, sistemas de información
gerencial (con el fin de resolver conflictos en empresas), sistemas
de procesamiento de transacciones (que
se encargan de manejar la información en el contexto de los intercambios
comerciales), sistemas de información
ejecutiva (para los directivos), sistemas de soporte a decisiones (analizan
los distintos factores que hacen al negocio para decidir qué rumbo tomar),
sistemas de automatización de oficinas (aplicaciones
que ayudan en el trabajo administrativo) y sistemas expertos (que emulan el
comportamiento de un especialista en un dominio concreto).
Según LAUDON
Según
el autor Laudon, profesor de Administración de Empresas, un sistema de
información es un organismo que recolecta, procesa, almacena y distribuye
información. Son indispensables para ayudar a los gerentes a mantener ordenada
su compañía, a analizar todo lo que por ella pasa y a crear nuevos productos
que coloquen en un buen lugar a la organización. Esta definición es una de las
únicas que manifiesta la exigencia de que un sistema de información tenga componentes,
aunque no especifica cuáles deban ser, posiblemente porque intenta englobar
todas las posibles variantes de este concepto.
Cabe resaltar que el
concepto de sistema de información suele ser utilizado como sinónimo
de sistema de información informático, aunque no son lo mismo. Este último
pertenece al campo de estudio de la tecnología de la información y puede formar
parte de un sistema de información como recurso material. De todas formas, se
dice que los sistemas de información tratan el desarrollo y la administración
de la infraestructura tecnológica de una organización.
Actividades de un Sistema de
Información
Hay
tres actividades en un sistema de información que producen la información que
esas organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones,
analizar problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas actividades son:
Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como de su entorno externo.
Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma más significativa.
Salida: transfiere la información procesada a la gente que la usará o a las actividades para las que se utilizará.
Los
sistemas de información también requieren retroalimentación, que es la salida
que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar
o corregir la etapa de entrada.
Las actividades son las siguientes:
a. Entrada de datos:
Proceso
mediante el cual se captura y prepara datos para su posterior procesamiento.
Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales se realizan por el
operador o el usuario, y las automáticas surgen de otros sistemas.
b. Almacenamiento de datos:
Proceso mediante el cual el sistema almacena de
manera organizada los datos e información para su uso posterior.
Para hacer fácil su recuperación, los datos
almacenados se organizan en:
• Campo: agrupación de caracteres
que identifican a un sujeto, lugar u objeto, por ejemplo: nombre de un
empleado.
• Registro: conjunto de campos
interrelacionados, por ejemplo el registro nómina de un trabajador podría
componerse por el nombre, ítem, departamento y sueldo.
• Archivo: conjunto de registros
interrelacionados, por ejemplo el archivo planilla del mes enero del año 2001
podría estar compuesto por registros de la nómina de todos los trabajadores
durante el mes de enero de 2001.
• Base de datos: conjunto
integrado de registros interrelacionados. Por ejemplo, la base de datos de
empleados de una organización, podría incluir archivos de las planillas de
todos los meses, junto con otros archivos relacionados a registros de
evaluación de desempeño de cada trabajador, asistencia a capacitaciones, etc.
c. Procesamiento de datos:
Es la capacidad de efectuar operaciones con los
datos guardados en las unidades de memoria. Durante este procesamiento se
evidencia lo siguiente:
1. Aumenta, manipula y organiza la forma de los
datos.
2. Analiza y evalúa su contenido.
3. Selecciona la información para ser usada en la
toma de decisiones, y constituye un componente clave en el sistema de
información gerencial.
d. Salida de información:
Actividad que permite transmitir información útil y
valiosa a los usuarios finales.
Además un sistema de
información debe tener control del desempeño del sistema, es decir debe generar retroalimentación sobre
las actividades de entrada, procesamiento, almacenamiento y salida
de información. Esta retroalimentación debe evaluarse para determinar si
el sistema cumple con los estándares de desempeño establecidos.
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